求職者向けのデータ保護情報
ブース：2018年7月5日
Utimacoに関心を寄せていただき、求人への応募を検討されている、または応募いただいたことに感謝いたします。以下では、応募に関連する個人データの処理に関する情報をお知らせしています。このデータ保護情報は、Utimacoの一般的なデータ保護に関する通知に加えて適用されます。
1.データ処理は誰が担当しますか？
データ保護法という意味において、責任の所在は以下にあります。
Utimaco Management GmbH
Germanusstraße 4
52080 Aachen
Germany
+49241-16960
データ保護担当者の連絡先情報は、セクション9に記載されています。
Utimaco、権限のある代表者、その他の連絡先について詳しくは、UtimacoのWebサイト（https://www.utimaco.com/legal/）のインプリントに記載されています。
2.顧客データのうち、Utimacoが処理するものはどれですか？その目的は何ですか？
Utimacoは、該当するポジション（または社内の他の求職ポジション）への適合性を確認し、応募手続きを進めるために、応募に関連して提出されたデータを処理します。
応募に際して提供された特別なカテゴリの個人データ（宗教、健康データ、障害の程度など）については、応募者の同意に基づいて処理が行われます。この場合、応募プロセスで応募内容を考慮するためにのみ処理が行われます。特別なカテゴリのデータは通常、考慮事項が法的義務に起因する場合を除き、選定の決定において考慮されません。そのため、原則として、そのようなデータの提出は控えていただきますようお願いいたします。
[LinkedInのプロフィールを使用する]ボタンからLinkedInのログインデータを入力すると、LinkedInのプロフィールの特定のデータを応募フォームに直接転送することができます。応募プロセスでこの機能を使用する場合、ボタンをクリックするとLinkedInネットワークWebサイトにリダイレクトされます。プロバイダーは、LinkedIn Corporation（2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, USA）です。ログインデータを入力して転送に同意すると、応募フォームにデータが自動的に入力されます。データは一度で転送されます。LinkedInへの永続的な接続はありません。ただし、それぞれのテキストフィールドでこのデータを削除することができます。求職者が選択して入力したデータをUtimacoが受け取るのは、応募フォームが送信された後だけです。LinkedInの使用を通じて、次のデータを収集できます。
- 氏名
- プロフィール写真
- スローガン
- 現在のポジション
- 所在地
- LinkedInのプロフィールへのリンク
LinkedInサービスを使用する場合は、LinkedInがデータを処理します。これには、ログインデータ、デバイスの情報、ページ訪問、IPアドレスが含まれます。さらに、LinkedInではCookie（PCに保存される小さなテキストファイル）が使用されており、たとえばサイトに再度アクセスしたユーザーを認識します。
データは「EU／米国プライバシーシールド」に準拠してLinkedInによって保存されます。LinkedIn Corporationは、Privacy Shield (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000L0UZAA0&status=Active)に従って認証されています。EU委員会によると、「Privacy Shieldリスト」に掲載されている企業は、原則として適切なレベルのデータ保護を提供していると考えることができます。
LinkedInのデータ保護の詳細については、https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy をご覧ください。
3.その法的根拠は何でしょうか？
この応募手続きで個人データを処理するための法的根拠は、主にドイツ連邦データ保護法（German Bundesdatenschutzgesetz、BDSG）の第26条およびGDPR第6条第1項(b)です。雇用関係をの確立するための決定に関連して必要なデータの処理を可能にします。
個々のケースでは、管理者または第三者（Utimaco GmbHのドイツの子会社など）の正当な利益を保護するために応募者のデータが処理されます。こうした正当な利害関係は、特に管理目的のグループ内部データ交換のためのデータの処理に存在します（法的根拠はGDPR第6条第1項(f)です）。
GDPR第9条第1項に準じて特別なカテゴリの個人データの取り扱いが行われ、応募手続きの範囲内での労働法および社会法に基づく権利の行使または法的義務の履行となります。法的根拠はGDPR第9条第2項b) 、および改正版BDSG第26条第2項(b) 、および改正BDSG第26条
さらに、特別なカテゴリの個人データの取扱いは、GDPR第6条第1項(a)、または第9条第2項(a) 、第88条第1項/第2項、およびBDSG第26条第3項2、第2項に従って同意の対象となる場合があります。
応募手続きの完了後に起訴のためにデータが必要な場合は、特にGDPR第6条第1項f) に従って正当な利益を保護するために、GDPR第6条の要件に基づいてデータを処理することができます。当社は、クレームの主張またはクレームに対する防御に注力しています。
当社と当該者との間の雇用関係に関わる事項については、BDSG第26条第1項に基づき、雇用関係の目的のために当該者から既に受領した個人データを処理します。これは、処理が、雇用関係の履行もしくは解除、または法律、企業協定もしくは雇用協定（労働協約）に起因する従業員の利益代表の権利および義務の行使もしくは履行のために必要である場合に該当します。
4.データの保存期間はどのくらいですか？
却下された場合、6か月後に候補者データは削除されます。
個人データの保存に同意いただいた場合は、申請者のプールに個人データを追加いたします。これらのデータは2年後に削除されます。
当社で面接を受けた申請者のデータは、旅費支払いの手続きの目的で保存されます。保存は、この目的のために必要なデータに限定されます。期限は3年間で、請求が発生した年の年末から開始されます。
求職者が採用されると、求職者情報システムのデータは、当社の人事情報システムに転送されます。
5.データはだれに渡されますか？
当社は、アプリケーションプロセスに専門のソフトウェアプロバイダーを使用しています。当社のサービスプロバイダーとして機能し、またシステムの保守や管理に関連して個人データに関する知識を得る可能性もあります。当社は、このプロバイダーといわゆるデータ処理契約を締結しており、データ処理が合法的な方法で行われることを保証しています。
応募データは、応募受付後、人事部にて審査されます。その後、適切な応募書類は、求人されている各役職の部門長に社内で転送されます。次いで、さらなる手続きが行われます。
求職者のデータは、当社のグループ会社（Utimaco GmbH、Utimaco Management GmbH、Utimaco IS GmbH、Utimaco TS GmbH）全体の求人を満たすために収集されます。求職者のデータは、各グループ会社で担当の意思決定者に提供され、採用手続きに利用されます。
企業グループ内では、対象者のデータは、他の企業の関連会社がグループの関連会社のデータ処理業務（例：ITサービス、採用活動など）を行っている場合は、この関連会社に転送されることになります。
当社では、当社の申請手続きを適切に進めるために必要な担当者のみが、対象者のデータにアクセスすることができます。
6.データはどこで処理されますか？
データは、ドイツ連邦共和国のデータセンターでのみ処理されます。
7.「データ対象者」としてのあなたの権利
データ対象者は、当社が処理する個人データに関する情報を入手する権利を有します。書面による情報請求でない場合は、身分証明書の提示をお願いすることがありますので、ご了承ください。
さらに、データ対象者は法的に認められている限り、訂正、削除または処理の制限を求める権利を有します。
一般データ保護規則（General Data Protection Regulation）第6条第1項(e)または(f)に基づいてデータを処理する場合、例えば、データ処理が雇用関係を確立するのではなく、正当な利益を守るためである場合、データ対象者は特定の状況に起因する理由で、いつでもこの処理に異議を申し立てることができます。その後、対象者の利益、権利、自由を上回る処理、または法的請求を主張、行使、または弁護するための処理について、当社がやむを得ない理由を立証できる場合を除き、対象者の個人データは処理されなくなります。
データ転送可能性の権利についても同様です。
自身の権利を主張する場合は、セクション9に記載されているアドレスにいつでもお問い合わせください。
8.同意の撤回
当社が顧客の同意に基づいて顧客の個人データを処理する場合、顧客はいつでも、また将来においても理由を示すことなく、同意を撤回することができます。セクション9の連絡先情報を使用してください。
9.当社のデータ保護責任者
当社のデータ保護責任者に、次の連絡先からお問い合わせいただけます。
Utimaco Management GmbH
- データ保護責任者 -
Germanusstraße 4
52080 Aachen
Germany
メール： dataprotection@utimaco.com
10.不服申立て権
顧客は、当社の個人データの処理について、選択したデータ保護監督機関に苦情を申し立てる権利を有します。当社に対するデータ保護機関は、
ノルトライン・ヴェストファーレン州（NRW）
データ保護と情報の自由のための国家委員会［ドイツ語表記：Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit
in Nordrhein - Westfalen（LDI NRW）］
Kavalleriestraße 2 -4
40213 Düsseldorf
Germany
0211 -38424 -0
