Datenschutzhinweise für Bewerber
Stand: 31.01.2024
Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben oder beworben haben. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung erteilen. Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zu unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen https://utimaco.com/de/datenschutz
1. Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die
Utimaco Management Services GmbH
Germanusstrasse 4
52080 Aachen
Germany
Tel.: +49 241 1696-200
Fax: +49 241 1696-199
E-Mail: info@utimaco.com
Die Kontaktinformationen unseres Datenschutzbeauftragten finden Sie unter Ziffer 9.
Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite: https://utimaco.com/de/impressum.
2. Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.
Sofern Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung auch besondere Kategorien personenbezogener Daten, also besonders sensible Daten, mitgeteilt haben (z.B. Religionszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, Grad der Behinderung), werden diese von uns aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt in diesem Fall nur, um Ihre Bewerbung im Bewerbungsverfahren berücksichtigen zu können. Die Daten besonderer Datenkategorien werden von uns bei der Auswahlentscheidung nicht berücksichtigt, es sei denn, die Berücksichtigung ergibt sich aus einer gesetzlichen Verpflichtung. Wir bitten daher darum, von der Mitteilung dieser Datenkategorien an uns grundsätzlich abzusehen.
Für Zwecke der internen Bearbeitung und Verwaltung von Stellenanzeigen und Bewerbungen haben wir das Bewerbermanagementtool der d.Vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg, Deutschland, implementiert. Von dieser Verarbeitung betroffen sind folgende personenbezogene Daten:
- Name
- Adressdaten
- Lebensläufe inklusive der darin enthaltenen Angaben (und ggf. Profilbilder)
- Profile von Bewerbern (ggf. unter Einbeziehung von Daten aus Eignungstests).
Im Rahmen der Datenverarbeitung über den o.g. Anbieter findet keine Übermittlung der Daten in Drittländer statt. Ferner hat der Anbieter technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.
Sie haben die Möglichkeit über den Button „LinkedIn Profil verwenden“ bestimmte Daten aus Ihrem LinkedIn-Profil durch Eingabe Ihrer Login-Daten bei LinkedIn direkt in das Bewerbungsformular übertragen zu lassen. Sofern Sie sich für diese Funktion im Rahmen des Bewerbungsprozesses entscheiden, werden Sie nach Klick auf die Webseite des Netzwerks LinkedIn geleitet. Anbieter ist die LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, USA. Diese Daten werden nach Eingabe der Login-Daten und Erteilung Ihrer Zustimmung zur Übertragung automatisch in das Bewerbungsformular eingetragen. Die Daten werden dabei einmalig übertragen. Eine dauerhafte Verbindung zu LinkedIn findet nicht statt. Sie können diese Daten jedoch im jeweiligen Textfeld löschen. Erst mit Absendung des Bewerbungsformulars zum Zwecke der Bewerbung, erhalten wir die von Ihnen ausgewählten und angegebenen Daten. Durch die Verwendung von LinkedIn können folgende Daten von Ihnen angegeben und in der Folge von uns erhoben werden:
- Name
- Profilbild
- Slogan
- E-Mail-Adresse
- Aktuelle Positionen
- Ort/Land
- Link zu Ihrem LinkedIn-Profil
Bei der Verwendung der Services von LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland) werden von LinkedIn selbst Daten verarbeitet. Hierzu zählen Login-Daten, Informationen über den Gerätetyp, Seitenbesuche und IP-Adressen. Zudem verwendet LinkedIn Cookies, also kleine Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die beispielsweise eine Wiedererkennung bei erneuten Seitenbesuchen zulassen.
Die Daten werden von LinkedIn gespeichert, jedoch nicht an uns übertragen. Wir möchten dennoch darauf hinweisen, dass die von LinkedIn gespeicherten Daten und eine von Ihnen ggf. entsprechend erteilte Einwilligung sich auch auf die Übermittlung zumindest eines Teils Ihrer personenbezogenen Daten in die USA als einem Drittland gemäß Art. 49 Abs. 1 lit. a) DSGVO bezieht. Am 10. Juli 2023 hat die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss für das EU-U.S. Data Privacy Framework erlassen. Damit attestiert sie den Vereinigten Staaten von Amerika (USA) ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten, die innerhalb dieses Rahmens aus der Europäischen Union (EU) an US-Unternehmen als Datenimporteure übermittelt werden. Ist das US-Unternehmen für das EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, entfaltet der Angemessenheitsbeschluss dann unmittelbare Wirkung. Dies ist für LinkedIn Corporation der Fall.
Sofern die Datenübermittlungen nicht durch das EU-U.S. Data Privacy Framework gedeckt ist und nicht auf ein anderes der in Art. 44 ff. DSGVO vorgesehenen Übermittlungsinstrumente gestützt werden kann, erfolgt die Übermittlung Ihrer Daten aufgrund der von Ihnen erteilten Einwilligung.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei LinkedIn finden Sie unter https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.
3. Auf welcher rechtlichen Grundlage werden die Daten durch uns verarbeitet?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder von Dritten (z.B. deutschen Tochtergesellschaften der Utimaco Management Services GmbH) zu wahren. Ein solches berechtigtes Interesse besteht insbesondere, wenn die Verarbeitung Ihrer Daten für einen konzerninternen Datenaustausch zu Verwaltungszwecken (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) erfolgt.
Ihre Einwilligung stellt ebenfalls eine Erlaubnis für die Datenverarbeitung dar. Sofern Sie uns daher Ihre Einwilligung erteilt haben, z. B. zur längeren Speicherung der Bewerbungsunterlagen in unserem Bewerberpool oder zur Weitergabe der Bewerbungsunterlagen an andere Unternehmenseinheiten, verarbeiten wir Ihre Daten auch für diesen Zweck gem. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG. Wenn wir eine Einwilligung von Ihnen einholen, klären wir Sie selbstverständlich über den konkreten Zweck der Datenverarbeitung und über Ihr Widerrufsrecht auf.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Bewerbungsverfahrens der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht und dem Sozialrecht. Dies erfolgt auf Basis von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.
Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a), Art. 88 Abs. 1, 2 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 S. 2, Abs. 2 BDSG beruhen.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten. Dies erfolgt, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
4. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht.
Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht.
Bewerber, die an einem Vorstellungsgespräch in unserem Hause teilgenommen haben, können eine Erstattung genfallener Reisekosten beantragen. In diesem Fall speichern wir aus Gründen der Bearbeitung etwaiger Reisekostenerstattungen die hierfür notwendigen Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist. Diese beträgt grundsätzlich drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.
5. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Wir nutzen für den Bewerbungsprozess einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Wir haben mit diesem Anbieter einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt und Maßnahmen getroffen werden, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf einerseits mit dem Abteilungsverantwortlichen und dem Bewerber abgestimmt, bspw. die Vereinbarung eines telefonischen oder persönlichen Gesprächs etc.
Ihre Daten werden, sofern Sie hierin eingewilligt haben, für die Besetzung von Stellen in der gesamten Unternehmensgruppe (Utimaco Management Services GmbH, Utimaco GmbH, Utimaco IS GmbH, Utimaco TS GmbH Utimaco IS Pte. Ltd., Utimaco TS Srl., Utimaco TS UK Ltd., Utimaco Inc., MYHSM Ltd., Utimaco Iberia S.L., Utimaco S.A. de C.V., Utimaco Technologies Ltd., Utimaco Technologies Private Ltd., Celltick Technologies Singapore PTE Ltd., Utimaco Japan GK) erhoben. Ihre Daten werden den zuständigen Entscheidungsträgern der jeweiligen Konzerngesellschaften zur weiteren Durchführung des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung gestellt.
Zudem werden Ihre Daten innerhalb der Unternehmensgruppe an andere Konzerngesellschaften übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen wahrnehmen (z.B. IT-Dienstleistungen, Rechtsabteilung, Recruiting etc.). Diese Gesellschaften unterliegen den vorgenannten Bestimmungen in gleichem Umfang.
In der gesamten Unternehmensgruppe haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.
6. Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Daten werden von uns in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet, können aber auch an verbundene Unternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, z.B. in die USA, UK oder Singapur übermittelt werden.
7. Ihre Rechte als „Betroffener“
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Findet die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO statt, beispielsweise, wenn die Datenverarbeitung nicht der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses, sondern zur Wahrung berechtigter Interessen unsererseits dient, so können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Gleiches gilt für das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter der in Ziffer 9 genannten Adresse kontaktieren.
8. Widerruf der Einwilligung
Für den Fall, dass wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen. Für den Widerruf nutzen Sie bitte die Kontaktdaten unter Ziffer 9.
9. Unser Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen diesen unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
Utimaco Management Services GmbH
– Datenschutzbeauftragter –
Germanusstraße 4
52080 Aachen
E-Mail: dataprotection@utimaco.com
10. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde Ihrer Wahl für den Datenschutz zu beschweren. Die für uns zuständige Datenschutzbehörde ist die
Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit
in Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Tel.: 0211-38424-0
