Datenschutzhinweise für Bewerber
Stand: 05.07.2018
Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich auf eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben oder beworben haben. Im Folgenden möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung informieren. Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zu unseren Allgemeinen Datenschutzhinweisen.
1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts ist
Utimaco Management GmbH
Germanusstraße 4
52080 Aachen
+49241-16960
Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten finden Sie in Abschnitt 9.
Weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den Vertretungsberechtigten und weitere Kontaktdaten finden Sie in unserem Impressum auf unserer Website: https://www.utimaco.com/legal/.
2 Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wir verarbeiten Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermittelt haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder andere offene Stellen in unserem Unternehmen) zu überprüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.
Sofern Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung auch besondere Arten personenbezogener Daten (wie beispielsweise Religionszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, Grad der Behinderung) zur Verfügung gestellt haben, verarbeiten wir diese auf Grundlage Ihrer Einwilligung. In diesem Fall erfolgt die Verarbeitung lediglich, um Ihre Bewerbung im Bewerbungsprozess berücksichtigen zu können. Die Daten besonderer Datenkategorien werden von uns bei der Auswahlentscheidung grundsätzlich nicht berücksichtigt, es sei denn, die Berücksichtigung ergibt sich aus einer gesetzlichen Verpflichtung. Wir bitten Sie daher, von der Übermittlung dieser Daten an uns grundsätzlich abzusehen.
Über den Schaltfläche „LinkedIn-Profil verwenden“ können Sie bestimmte Daten aus Ihrem LinkedIn-Profil durch die Eingabe Ihrer LinkedIn-Anmeldedaten direkt in das Bewerbungsformular übertragen lassen. Wenn Sie sich entscheiden, diese Funktion im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu nutzen, werden Sie nach dem Anklicken auf die LinkedIn-Netzwerkwebsite weitergeleitet. Der Anbieter ist die LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, USA. Diese Daten werden automatisch in das Bewerbungsformular eingetragen, nachdem Sie Ihre Anmeldedaten eingegeben und Ihre Zustimmung zur Übermittlung gegeben haben. Die Daten werden einmalig übertragen. Es besteht keine dauerhafte Verbindung zu LinkedIn. Sie können diese Daten jedoch in dem entsprechenden Textfeld löschen. Erst nach Absenden des Bewerbungsformulars erhalten wir die von Ihnen ausgewählten und angegebenen Daten. Durch die Nutzung von LinkedIn können die folgenden Daten von uns erhoben werden:
- Name
- Profilbild
- Motto
- Aktuelle Positionen
- Ort
- Link zu Ihrem LinkedIn-Profil
Bei der Nutzung von LinkedIn-Diensten verarbeitet LinkedIn Daten. Dazu gehören Anmeldedaten, Informationen zum Gerätetyp, Seitenbesuche und IP-Adressen. Darüber hinaus verwendet LinkedIn Cookies, also kleine Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die beispielsweise eine Wiedererkennung bei einem erneuten Besuch der Website ermöglichen.
Die Daten werden von LinkedIn in Compliance mit dem „EU-U.S.-Privacy Shield“ gespeichert. LinkedIn Corporation ist nach dem Privacy Shield zertifiziert (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000L0UZAA0&status=Active). Laut EU-Kommission kann bei einem Unternehmen, das auf der „Privacy-Shield-Liste“ steht, grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass es ein angemessenes Datenschutzniveau bietet.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei LinkedIn finden Sie unter https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.
3 Welche Rechtsgrundlage gibt es dafür?
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren bildet in erster Linie § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Bst. b DSGVO. Es erlaubt die Verarbeitung von Daten, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Im Einzelfall verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle oder Dritter (z. B. deutsche Tochtergesellschaften der Utimaco GmbH). Ein solches berechtigtes Interesse besteht insbesondere bei der Verarbeitung Ihrer Daten für den konzerninternen Datenaustausch zu Verwaltungszwecken (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Bst. f DSGVO).
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach Arbeits- und Sozialrecht im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage bilden Art. 9 Abs. 2 Bst. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG neue Fassung.
Darüber hinaus kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Bst. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 Bst. a, Art. 88 Abs. 1, 2 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 Satz 2, Abs. 2 BDSG vorliegen.
Sollten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens Daten für die Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Verarbeitung der Daten auf Grundlage der Vorgaben des Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Bst. f DSGVO erfolgen. Das Interesse liegt dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Sofern es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen uns kommt, verarbeiten wir bereits von Ihnen erhaltene personenbezogene Daten für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses gemäß § 26 Abs. 1 BDSG. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung von Rechten und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist, die sich aus einem Gesetz, einer Betriebsvereinbarung oder einem Arbeitsvertrag (Tarifvertrag) ergeben.
4 Wie lange werden die Daten gespeichert?
Im Falle einer Absage werden die Bewerberdaten nach 6 Monaten gelöscht.
Wenn Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, nehmen wir Ihre Daten in unseren Bewerberpool auf. Diese Daten werden nach zwei Jahren gelöscht.
Daten von Bewerbern, die an einem Vorstellungsgespräch in unserem Unternehmen teilgenommen haben, werden zum Zwecke der Abwicklung etwaiger Reisekostenerstattungen gespeichert. Die Speicherung beschränkt sich auf die für diesen Zweck erforderlichen Daten. Die Frist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
Wenn Sie die Stelle nach dem Bewerbungsverfahren erhalten haben, werden Ihre Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem übertragen.
5 An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Wir nutzen einen spezialisierten Softwareanbieter für den Bewerbungsprozess. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erlangen. Mit diesem Anbieter haben wir einen sogenannten Datenverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der eine rechtmäßige Datenverarbeitung sicherstellt.
Ihre Bewerbungsdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung geprüft. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsleitung für die jeweilige offene Stelle weitergeleitet. Anschließend wird das weitere Vorgehen abgestimmt.
Ihre Daten werden für die Besetzung von Stellen in unserer gesamten Unternehmensgruppe (Utimaco GmbH, Utimaco Management GmbH, Utimaco IS GmbH, Utimaco TS GmbH) erhoben. Ihre Daten werden den verantwortlichen Entscheidungsträgern der jeweiligen Konzerngesellschaft zur weiteren Durchführung des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung gestellt.
Innerhalb der Unternehmensgruppe werden Ihre Daten an andere Konzerngesellschaften weitergegeben, wenn diese Aufgaben der Datenverarbeitung für die Konzerngesellschaften (z. B. IT-Services, Recruiting etc.) wahrnehmen.
Innerhalb des Unternehmens haben nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die ordnungsgemäße Durchführung unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.
6 Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland.
7 Ihre Rechte als „betroffene Person“
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten. Im Falle einer Informationsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Ihr Verständnis, dass wir dann einen Identitätsnachweis verlangen können.
Darüber hinaus haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Sie gesetzlich dazu berechtigt sind.
Verarbeiten wir Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 Bst. e oder f DSGVO, beispielsweise wenn die Datenverarbeitung nicht der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses, sondern der Wahrung unserer berechtigten Interessen dient, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende Gründe für die Verarbeitung vorweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Gleiches gilt für das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Um Ihre Rechte geltend zu machen, können Sie sich jederzeit unter der in Abschnitt 9 angegebenen Adresse an uns wenden.
8 Widerruf der Einverständniserklärung
Für den Fall, dass wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen. Bitte nutzen Sie die Kontaktdaten unter Punkt 9.
9 Unser Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt, den Sie unter folgenden Kontaktmöglichkeiten erreichen können:
Utimaco Management GmbH
– Datenschutzbeauftragter –
Germanusstraße 4
52080 Aachen
E-Mail: dataprotection@utimaco.com
10 Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Ihrer Wahl über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Datenschutzbehörde ist der
Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit
in Nordrhein-Westfalen (NRW)
(LDI NRW)
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
0211-38424-0
